İnsan Kaynakları Yönetim Politikası

1.AMAÇ

MENEMEN TİCARET ODASI’nın insan kaynakları ihtiyacını yasal çerçevede ve belirlenen kriterlerde karşılamak, çalışanların yetkinliğinin sağlanması için eğitim, kurum içi motivasyon yardımlaşma ve dayanışma ile ilgili tüm faaliyetlerin düzenlenmesi ve uygulanması, çalışanların sosyal haklarının karşılanması, işe başlatma ve çıkarma işlemlerinin yasa, yönetmelikler ve oda kurallarına bağlı olarak yapılmasıdır.

2. KAPSAM

MENEMEN TİCARET ODASI Bünyesinde faaliyette bulunan tüm alanlar ve personel.

3. SORUMLULUKLAR

3.1 Genel Sekreter (İnsan Kaynakları Sorumlusu)

— İşe alımlarda faydalanılabilecek başvuruları ve çalıştırılan stajyerlerden kuruma uyum sağlayabilecek olanları tespit etmek, ilk görüşmelerin yapılması, MENEMEN TİCARET ODASI’nda İnsan Kaynakları Arşivi oluşturmak.

— Bölümlerin iş yoğunluğunu değerlendirerek personel alımı için Yönetim Kuruluna talepte bulunmak.

— İşe başlama kararı alınan personelin sosyal haklarının karşılanması için yasal işlemleri yapmak, Oryantasyon Eğitimlerini açmak ve takip etmek. Oryantasyon eğitimi sonucu bölüm yöneticisi tarafından olumlu görüş bildirilen ve sözleşme istenen personelin sözleşmesini yapmak ve dosyasını açmak.

— Tüm eğitim ihtiyaçlarının belirlenmesi, eğitim faaliyetlerinin düzenlenmesi ve uygulanması.

— Personel eğitimine ait dokümanların güncelleştirilmesi ve saklanması, belirlenen eğitim ihtiyaçları ile ilgili eğitim programlarını hazırlamak, dış eğitimler için gereken temasları yapmak ve bölümler arası koordinasyonu sağlamak.

— Öneri sistemini işletmek ve çalışma koşullarının iyileştirilmesi ve verimliliğin artırılmasına yönelik önerileri incelemek, gerekli olanları periyodik bölüm ve üst yönetim toplantılarda gündeme getirmek.

— Verimliliğin artırılmasına yönelik personelin motivasyonunu artıracak kurum içi ve kurum dışı faaliyetler için projeler hazırlamak, çalışmalar yapmak.

— Personele zimmetli makine ve ekipman var ise bunların kontrollerini ilgili bölüm sorumlusu ile birlikte yapmaktan ve zimmeti devretmek.

— Çıkışı verilecek personelin kesin hesaplarının yapılması ve sosyal haklarının verilmesi.

— Faaliyetleri ile ilgili konuları Yönetim Kurulu Başkanına raporlamaktan sorumludur.

3.2 Bölüm Sorumluları

Bulundukları bölümün personel ihtiyaçlarını belirlemek ve İnsan Kaynakları Sorumlusuna nitelikleri ile birlikte bildirmek.

Bölümlerinde çalışan personelin eğitim ihtiyaçlarını saptamak ve bunları İnsan Kaynakları Sorumlusuna bildirmekten, belirlenen eğitim programlarının etkinliğinin takibinden sorumludur.

4. TANIMLAR

4.1 Hizmet İçi Eğitim: Personelin verimliliğini artırmak ve yasa ve yönetmeliklere uygunluğunu sağlamak üzere gerekli bilgi, beceri ve tutumların kazandırılması için organize edilen eğitimlerdir.

4.2 Oryantasyon Eğitimi: İşe yeni başlayan personele şirketi genel olarak tanıtmak ve işyerine uyum süresini azaltmak amacıyla organize edilen eğitimlerdir.

4.3 Diğer Faaliyetler: Personele mesleki tecrübe, bilgi ve beceri kazandıran tüm faaliyetler.

5. DETAY

5.1 Personel Yeterliliğinin Tayini

MENEMEN TİCARET ODASI Çalışanın uygun bir şekilde seçimi ve eğitilmesi için başlangıç noktası olan iş tanımlarını eksiksiz olarak Organizasyon El Kitabında belirlemiştir. İşe göre doğru personel seçimini personelin işe alınması aşamasında yapar. Bunun sağlanması için İnsan Kaynakları Sorumlusunun oluşturduğu ve güncelliğini sağladığı bir İnsan Kaynakları Arşivi oluşturulmuş ve işe alımlarda öncelikle bu arşivden faydalanılmaktadır.

İşe alınacak personel 5174 Sayılı TOBB ile Oda ve Borsalar Kanunu’nun 73. Maddesine bağlı olarak belirlenir. İşe alım süreci Genel Sekreterin personel talebi ile başlar. Yönetim Kurulunun söz konusu talebi onaylaması ile belirlenen adaylar ile Genel Sekreter mülakat yapar ve mülakat sonucu olumlu bulunan personelin işe alımı kararı Yönetim Kurulu tarafından karar bağlanır. Bu aşamadan sonra personelin işe girişi için resmi işlemler (belgelerin istenmesi, sözleşmenin -4857 Sayılı İş Kanununa göre- yapılması, SGK girişinin yapılması) başlatılır.

 

İşe alımları gerçekleşmiş personel için MENEMEN TİCARET ODASI en alt kademedeki çalışandan, en üst kademedeki yöneticilere kadar her düzeydeki çalışanların görev ve sorumluluklarına uygun ve niteliklerini geliştirmeye yönelik eğitim planı, Oryantasyon çalışması yapar. İnsan Kaynakları Sorumlusu bütün dikkatini, kaynaklarını eğitimin düzenlenmesine, verimliliğine ve etkinliğine ayırır.

5.2 Personel Alımı

Personel alımında Organizasyon El Kitabında tarif edilen “personel profiline” ek olarak personelin MENEMEN TİCARET ODASI’nın çalışma koşullarına uygunluğunun (öğrenme ve iletişim yeteneği) tespiti için personelden;

-Sağlık raporu (resmi kurumlardan); ciğer ve göz muayeneleri, uyuşturucu ve alkol alışkanlığının olup olmadığının tespiti için kan testi.(Sadece Şoför ve Güvenlik Pozisyonları için)

- Sağlık Raporu (Memurluk pozisyonları için Sağlık Ocağı ve Özel Hastahaneler kabul edilecektir)

-Savcılıktan adli sicil kaydı (e-devlet çıktısı kabul edilebilir)

-Nüfus kayıt örneği (e-devlet çıktısı kabul edilebilir)

-İkametgâh Senedi ( e-devlet çıktısı kabul edilebilir)

-İki adet nüfus cüzdan fotokopisi

-3 adet vesikalık resim

-Diploma ve varsa sertifika fotokopisi

- İki adet nüfus cüzdan fotokopisi ( Sadece Şoför ve Güvenlik Pozisyonları için)

- Daha önce sosyal güvenceli olarak çalıştığına dair Hizmet Dökümü (e-devlet çıktısı kabul edilebilir)

-Özgeçmiş (iletişim ve ikamet bilgilerini içermelidir)

5.3 Eğitim İhtiyaçlarının Belirlenmesi ve Eğitim Planı Hazırlama

Eğitim ihtiyaçlarının belirlenmesinde testle performans değerlendirmeleri, kendi kendini değerlendirme, çalışanların birbirini değerlendirmesi, müşterilerin değerlendirilmesi, ürün performansının ölçülmesi gibi yöntemler kullanılır.

Kalite Yönetim Temsilcisi/İnsan Kaynakları Sorumlusu ve Bölüm Sorumluları tarafından oluşan eğitim komisyonu yıllık eğitim planı hazırlamak için bir önceki yılın Aralık ayında yıllık eğitim planını gözden geçirmek için toplanır. Belirlenen eğitim ihtiyaç taleplerini dikkate alarak Yıllık Eğitim Planı hazırlarlar.

Eğitime katılacaklar yıllık plan üzerinde belirlenir, gerektiğinde revize edilir.

Eğitim planları hazırlandıktan sonra Yönetim Kurulu Başkanının onayı ile yürürlüğe girer. Eğitim Planlama toplantısında eğitim planı hazırlanacak döneme ait yapılması düşünülen personel alımları, bölümlerin eğitim talepleri, bir önceki dönemin eğitim sonuçları dikkate alınır.

Kurum içinde yapılan eğitimlerde eğitim materyali hazırlanır. Kurum içinde yapılan eğitimlere katılan personel Eğitim Katılım Formu doldurarak imzalar ve bu form İnsan Kaynakları Sorumlusu tarafından personel dosyasında muhafaza edilir.

5.3.1 Plansız Eğitimler

Dönem içinde oluşabilecek plansız eğitim ihtiyaçları, İnsan Kaynakları Sorumlusu tarafından Genel Sekretere ulaştırılır. Genel Sekreter yapılacak eğitimi planlayarak, kimlerin eğitim alacağını ve eğitimi kimin vereceğinin kararını verir. İnsan Kaynakları Sorumlusu kişi/bölüm/kurum ile temasa geçerek eğitimin tarih ve saatini karşılıklı mutabakat ile tespit eder. Eğitim programı eğitim alacak kişi veya bölüme iletilir. İlan panosuna asılır. Eğitim yapıldıktan sonra Yıllık Eğitim Planı revize edilir.

5.3.2 Oryantasyon Eğitimi

İşe yeni başlayan elemanlara uygulanacak Oryantasyon Eğitimi'nin genel organizasyonundan İnsan Kaynakları Sorumlusu, departman bazında yürütülmesinden ise bölüm yöneticileri sorumludur.

5.4 Eğitim sonuçlarının değerlendirilmesi:

Grup eğitimleri sonrası İnsan Kaynakları Sorumlusu tarafından Eğitim Programı Değerlendirme Formu ile değerlendirme yapılır ve yaptırılır.

Dış eğitimlerde öncelikle sertifikasyon programı sonucuna, sonrasında ise uygulamalara bakılır.

5.5 Eğitim Kayıtları

Personelin almış olduğu eğitimler Personel Eğitim Sicil Formuna işlenir.

Tüm personelin eğitim kayıtları, sertifikaları, eğitimin süresi ve sınırları, kazandıkları bilgi ve becerilerle ilgili kayıtlar çalıştığı sürece İnsan Kaynakları Sorumlusu tarafından saklanır ve Kayıtların Kontrolü Prosedürüne göre muhafaza edilir.

5.6 Personele Çıkış Verilmesi

MENEMEN TİCARET VE SANAYİ ODASI’nda personel çıkışı üç koşulda gerçekleştirilir.

5.6.1 Yüz Kızartıcı Suçlar, Çalışma Ortamı ve Arkadaşları ile Uyumsuzluk, Görevi İhmal

Personelin yukarıdaki eylemlerden birinin kapsamına giren bir davranış sergilemesi halinde yasa ve yönetmelikler çerçevesinde öncelikle dikkati çekilir ve bu işlem yazılı olarak personelin imzasını da taşıyacak şekilde kayıt altına alınır. Davranışlar alışkanlık haline gelmiş ise ve/veya kurum sıralarını ifşa gibi kabahatle işlemiş ise sosyal hakları verilmek kaydı ile hemen çıkışı verilir.

Personele çıkış verilmesinde Yönetim Kurulunun onayı esas alınır.

5.6.2 Sağlık Koşulları

Personelin sağlığı mevcut çalışma ortamında çalışmaya uygun değil ise öncelikle sağlığını etkilemeyecek ve verimli çalışabileceği farklı bir pozisyon aranır. Bu mümkün değil ise sosyal hakları verilmek üzere ve yasa mümkün kıldığı ölçüde malulen emekli edilerek çıkışı verilir.

5.6.3 Personelin Kendi İsteği

Personelin istifa etmesi koşulu yasa ve yönetmeliklerde belirlenmiş olan şartların hem personel hem de kurum tarafından karşılanmasını esas alır. 

5.7 Personelin Ödüllendirilmesi

İnsan Kaynakları Sorumlusu, öneri yolu ile ya da performansı ile kurum faaliyetlerinde bir iyileştirme sağlamış ise bu çalışmanın sonucunda personelin ödüllendirilmesi için Yönetim Kurulu Başkanına tavsiyede bulunur. Yönetim Kurulu Başkanı Genel Sekreter ile görüşür ve iyileştirme faaliyetinin kuruma sağlayacağı fayda hesaplanır. Gerekli görülürse personelin ödüllendirilmesi Yönetim Kurulu Kararı ile gerçekleştirilir.

 

 

6- İLGİLİ DOKÜMANLAR/FORMLAR

F.05.01 Yıllık Eğitim Planı

F.05.02 Eğitim Katılım Formu

F.05.03 Eğitim Programı Değerlendirme Formu

F.05.04 Oryantasyon Programı Değerlendirme Formu

F.05.05 Öneri Formu

F.05.06 Personel Eğitim Sicil Formu

F.05.07 Personel Görüş ve Önerileri Formu

F.05.08 Personel Performans Değerlendirme Formu

7. DAĞITIM

7.1 Yönetim Kurulu Başkanı

7.2 Genel Sekreter

7.3 Oda Sicil Memurluğu

7.4 Ticaret Sicil Memurluğu

7.5 Eğitim – Araştırma Memuru

 

REVİZYON TAKİBİ

 

S.No

Revizyon Gerekçesi

Revizyon Tarihi

1

İŞE ALIMDA GEREKLİLİKLERİN VE İHTİYAÇLARIN DEĞİŞMESİ

14/05/2018

 

 

 

Menemen Ticaret Odası Yönetim Kurulu’nun 28.06.2016 Tarih ve 162 sayılı kararı ile oluşturulmuştur.